Frequently Asked Questions (FAQ)

BIDANG INFORMASI KEPEGAWAIAN DAN PELAYANAN PENUNJANG KORPRI
1.	Bagaimana prosedur penyelesaian apabila terdapat perbedaan nama antara data pada KTP dengan nama yang tercantum dalam SK CPNS?
	Jawab : Apabila terdapat perbedaan nama antara KTP dengan dokumen kepegawaian, dan nama yang tercantum pada ijazah serta SK CPNS merupakan data yang benar dan konsisten, maka ASN yang bersangkutan perlu melakukan penyesuaian data kependudukan agar sesuai dengan dokumen pendidikan dan kepegawaian yang menjadi dasar pengangkatan sebagai ASN.
2.	Apakah disparitas data ASN dapat memengaruhi proses pelayanan administrasi kepegawaian, seperti kenaikan pangkat, mutasi, pensiun, penyesuaian ijazah, dan layanan kepegawaian lainnya?
	Ya. Disparitas data ASN dapat memengaruhi proses pelayanan administrasi kepegawaian karena validitas dan kesesuaian data merupakan salah satu syarat dalam pelaksanaan layanan manajemen ASN. Ketidaksesuaian data antara dokumen kepegawaian, dokumen kependudukan, dan data yang tercatat dalam SIASN berpotensi menghambat proses verifikasi serta persetujuan layanan kepegawaian. Oleh karena itu, disparitas data dapat berdampak pada proses kenaikan pangkat, mutasi, pensiun, pencantuman gelar, penyesuaian ijazah, pengembangan karier, maupun layanan kepegawaian lainnya yang memerlukan validasi data ASN. Untuk menghindari kendala dalam pengajuan layanan, ASN diharapkan memastikan seluruh data dan dokumen pendukung telah sesuai, lengkap, dan mutakhir pada sistem kepegawaian yang berlaku.
3.	Apakah perbaikan data kepegawaian pada SIASN dapat dilakukan secara mandiri oleh ASN yang bersangkutan?
	Perbaikan data kepegawaian pada SIASN tidak seluruhnya dapat dilakukan secara mandiri oleh ASN yang bersangkutan. ASN dapat melakukan pembaruan atau melengkapi data tertentu sesuai dengan kewenangan yang tersedia pada akun masing-masing, namun sebagian besar perubahan data kepegawaian yang bersifat substantif harus melalui proses verifikasi dan validasi oleh pengelola kepegawaian instansi. Untuk data yang memerlukan perubahan berdasarkan dokumen resmi, ASN wajib menyampaikan dokumen pendukung yang sah kepada unit pengelola kepegawaian. Selanjutnya, instansi akan melakukan pemeriksaan dan mengajukan usulan perbaikan data melalui mekanisme yang berlaku pada SIASN. Apabila perubahan data termasuk dalam kewenangan BKN, proses penyelesaiannya akan dilakukan setelah verifikasi dan persyaratan administrasi dinyatakan lengkap dan sesuai. Oleh karena itu, ASN disarankan untuk berkoordinasi dengan pengelola kepegawaian instansi apabila menemukan ketidaksesuaian data pada SIASN agar proses perbaikan dapat dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku
4.	Bagaimana prosedur penyelesaian apabila terdapat ketidaksesuaian nama antara SK PNS dan data yang tercantum pada aplikasi SIASN?
	Apabila terdapat ketidaksesuaian nama antara SK PNS dan data yang tercantum pada aplikasi SIASN, ASN yang bersangkutan perlu segera melaporkan kondisi tersebut kepada unit pengelola kepegawaian instansi untuk dilakukan verifikasi dan validasi data. Proses penyelesaian dilakukan dengan membandingkan data pada SIASN dengan dokumen sumber yang sah, seperti SK CPNS, SK PNS, KTP, Kartu Keluarga, akta kelahiran, ijazah, dan dokumen pendukung lainnya. Setelah dilakukan verifikasi, instansi akan menentukan data yang benar dan mengajukan usulan perbaikan melalui mekanisme yang berlaku pada SIASN sesuai kewenangan pengelolaan data ASN. Perbaikan data memerlukan persetujuan atau tindak lanjut dari BKN, usulan akan diproses setelah seluruh dokumen pendukung dinyatakan lengkap, valid, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Oleh karena itu, ASN diharapkan memastikan dokumen yang disampaikan akurat dan konsisten untuk mempercepat proses penyelesaian ketidaksesuaian data tersebut.
5.	Bagaimana mekanisme pengajuan dan verifikasi dokumen kepegawaian melalui layanan Document Management System (DMS) pada SIASN?
	Mekanisme pengajuan dan verifikasi dokumen kepegawaian melalui layanan Document Management System (DMS) pada SIASN dilakukan sebagai upaya digitalisasi dan penyimpanan arsip kepegawaian ASN secara elektronik. ASN yang bersangkutan terlebih dahulu mengunggah dokumen kepegawaian yang dipersyaratkan ke dalam sistem sesuai jenis dan kategori dokumen yang tersedia. Setelah dokumen diunggah, unit pengelola kepegawaian instansi akan melakukan verifikasi terhadap kelengkapan, kejelasan, keabsahan, dan kesesuaian dokumen dengan data kepegawaian yang tercatat pada SIASN. Apabila dokumen telah memenuhi persyaratan, dokumen tersebut akan disetujui dan tersimpan dalam DMS sebagai arsip digital ASN. Sebaliknya, apabila ditemukan dokumen yang tidak lengkap, tidak jelas, atau tidak sesuai dengan data yang tercatat, dokumen dapat dikembalikan untuk dilakukan perbaikan atau pengunggahan ulang sesuai hasil verifikasi. Oleh karena itu, ASN diharapkan memastikan bahwa dokumen yang diajukan merupakan dokumen asli, lengkap, terbaca dengan jelas, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku guna memperlancar proses verifikasi dan validasi dokumen pada DMS SIASN.